Ontdek Merford in één minuut
Management Assistent / Office Manager
Ben jij een flexibele en doortastende assistent en zie je het als een uitdaging facilitaire zaken adequaat te regelen en de directie te ontzorgen? Dan is dit de perfecte baan voor jou!
- Merford Holding
- 20 - 32 uur per week
- Gorinchem
De functie
Wij zijn op zoek naar een flexibele en doortastende Management Assistent / Office Manager, die het als een uitdaging ziet om verantwoordelijk te zijn voor een breed takenpakket op gebied van Office management taken en die de directie ondersteunt als Management Assistent.
In deze rol ben je de onmisbare support voor de organisatie en voor de directie als het gaat om procesmatige, administratieve en operationele ondersteuning.
Je bent sterk in het schakelen tussen operationele zaken op facilitair zaken en de vertrouwelijke opvolging van taken voor de directieleden. Daarbij speel je een belangrijke rol in het creëren van een georganiseerde, productieve en aangename werkomgeving voor onze medewerkers.
Je vindt het leuk in een afwisselende functie werkzaam te zijn en veel contact te hebben met zowel interne collega’s als externe leveranciers. Tevens krijg je de ruimte om voorstellen te doen om werkwijzen en processen te professionaliseren.
In deze functie ga je je bezig houden met de volgende belangrijkste taken:
Management Assistent
- Ondersteunen van directie door middel van orde en structuur in de voorbereiding en afhandeling van afspraken en vergaderingen (directie, managementteam, Raad van Commissarissen);
- Zorgdragen voor een vergaderagenda, inplannen van de vergaderingen, notuleren en bijhouden van actielijsten;
- Ondersteunen bij het maken van presentaties en incidenteel overnemen van relevante correspondentie;
- Notuleren van Raad van Commissarissen vergaderingen;Incidenteel boeken van reizen, events en hotels;
Office manager
- Leiding geven aan 2 parttime receptie medewerkers;
- Dagelijkse aansturing & beheer van kantoorfaciliteiten, waaronder vergaderruimten, onderhoud en schoonmaak;
- Coördineren van faciliteiten voor vergaderingen, evenementen, beurzen en bijeenkomsten in overleg met Marketing;
- Beheren van leveranciersrelaties en contracten voor facilitaire diensten in overleg met de Financieel Directeur;
- Ondersteunen van IT bij het regelen en beheren van de werkplekken, computerbenodigdheden en mobiele telefonie.
Context van de functie
De kernwaarden bij Merford worden gevormd door een open cultuur, respect voor elkaar en samenwerken om tot professionele resultaten te komen. We vinden het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen en verder kunt ontwikkelen in een prettige werkomgeving.
Als Management assistent / Office manager vervul je een spin-in-het-web functie voor de directie, managementteam, facilitaire zaken en de afdeling marketing bij het organiseren van events.
In deze functie stem je dagelijks structurele en ad-hoc zaken af.
Er is veel ruimte voor en behoefte aan vernieuwende initiatieven. Daarnaast onderhoud je contacten op alle niveaus binnen en buiten de organisatie. Je rapporteert aan de Financieel Directeur.
Wij zoeken
We zijn op zoek naar een proactieve, zelfsturende en ambitieuze collega. Naast je kennis en relevante ervaring op gebied van management ondersteuning en (facilitair) office management, ben je communicatief vaardig en werk je op een gestructureerde wijze. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens en je wordt uitgedaagd door een gevarieerd takenpakket.
Je voelt je aangesproken door onze verwachtingen:
- Je hebt HBO werk- en denkniveau, bent bij voorkeur in bezit van een afgeronde HBO opleiding, bijvoorbeeld Office management of Communicatie;
- Je hebt minimaal zes tot acht jaar relevante ervaring in een Management Assistent rol en/ of Office manager en je bent klaar voor een nieuwe uitdaging;
- Je doorziet werkprocessen snel en je schept orde en structuur door hieraan vast te houden;
- Je bent betrouwbaar, proactief en toegankelijk;
- Je hebt ruime ervaring met MS Office en je maakt je de bedrijfsspecifieke applicaties snel eigen;
- Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens en wisselend werkaanbod.
Tot slot vinden we een gestructureerde en georganiseerde manier van werken essentieel, net als een positieve instelling en bereidheid om een extra stapje te zetten als het werk daar om vraagt.
Bij voorkeur vullen we de functie in verdeeld over 5 werkdagen, of 4 volledige werkdagen.
Wat Merford jou kan bieden
Merford is een familiebedrijf met circa 150 medewerkers, grotendeels werkzaam in Gorinchem en met vestigingen in België en het Verenigd Koninkrijk.
Merford biedt de meest innovatieve, hoogwaardige en duurzame totaaloplossingen op het gebied van geluidsbeheersing, deuren en gevels. Ons doel is een veilige, gezonde en comfortabele leefomgeving te creëren door iedere vorm van geluidoverlast te reduceren en gewenst geluid tot een beleving te maken.
We kennen onze collega’s nog persoonlijk en houden elkaar aangesloten. We willen ons werk heel goed doen, maar we doen het ook vooral in teamverband. Werkplezier, een goede werkbalans, openheid en duurzaamheid zijn essentiële sociale waarden binnen Merford.
In deze functie bij Merford bieden wij jou de volgende zekerheden:
- Een uitdagende baan als Management assistent / Office manager, waarbij je een substantiële bijdrage kan leveren aan de verdere ontwikkeling van Merford;
- Werken in een mooi, modern kantoor (inclusief productielocatie) met een ruime, moderne werkplek met goede faciliteiten;
- Mogelijkheden voor training en verdere ontwikkeling;
- Een aantrekkelijk salaris aangevuld met 25 vakantiedagen en 13 atv-dagen bij het werken in een fulltime dienstverband;
- Moderne secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een prima pensioenregeling en een jaarlijkse winstdelingsregeling;
- Autonomie: veel ruimte voor het invullen van een zelfstandige functie in een professioneel en betrokken team;
- Incidenteel kan in goed overleg een dagdeel thuis worden gewerkt; fysiek aanwezig zijn binnen het bedrijf vinden we belangrijk;
- Last but not least: een kantine waar je gratis kunt lunchen;
Neem een kijkje op onze website en laat je inspireren!
Solliciteer direct! Heb je nog vragen over deze vacature of het werken bij Merford? Neem dan contact op met Anne-Vincent Bade, HR manager, 06-29076337, of Mariska Aarts, Financieel Directeur, 06-46837523